Mødestedets vedtægter
§ 1.Navn
Foreningens navn er Hallebyore Mødested og foreningens adresse er den til enhver tid værende formands.
§ 2.Formål
Foreningens formål er, at videreføre de gamle traditioner, der ligger til grund for opførelsen af Hallebyore Mødested, d.v.s. bevare og udbygge sammenholdet
og de personlige
relationer mellem beboerne i landsbysamfundet i nutidens Danmark. Foreningens fysiske rammer er Mødestedet, hvor der kan afholdes møder, aktiviteter og fester inden for foreningens rammer – eller udlejes til foreningens
medlemmer.
§ 3.Medlem af foreningen
Som medlem af foreningen, kan optages alle beboere, der er interesseret i at støtte lokalsamfundet i Hallebyore. Et medlemskab omfatter en husstand.
§ 4.Generalforsamling
Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
Afs. 1. Ordinær generalforsamling
- Der afholdes ordinær generalforsamling hvert år i marts måned. Indkaldelse sker til alle pr. mail ud fra den aktuelle mail-listen og ved skilteopslag, senest 2 uger forud for generalforsamlingens afholdelse.
- Standarddagsorden skal indeholde:
a. Valg af dirigent.
b. Formandens beretning.
c. Fremlæggelse af regnskab.
d. Valg af 4 / 3 bestyrelsesmedlemmer og 1 suppleant.
e. Valg af 1 revisor / bilagskontrollant.
f. Forslag til behandling.
g. Forslag til budget / kontingent.
h. Eventuelt.
- Alle valg gælder for to år. - - Beslutninger på generalforsamlingen træffes ved almindeligt flertal, hvor hver husstand har 2 stemmer. Valg til bestyrelsen skal foretages skriftligt, såfremt et medlem kræver dette. - Ved evt. stemmelighed bortfalder et forslag. - - Forslag fra medlemmerne, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 1 uge forud for generalforsamlingens afholdelse.
Afs. 2. Ekstraordinær generalforsamling
- Bestyrelsen kan indkalde til ekstraordinær generalforsamling med 14 dages varsel. - Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske ved brev til medlemmerne senest 14 dage forud for afholdelsen. - På en ekstraordinær generalforsamling, kan kun behandles / vedtages det / de punkter, der fremgår af indkaldelsen. - Såfremt 25 % medlemmer / husstande i fællesskab stiller krav om en ekstraordinær generalforsamling, skal bestyrelsen indkalde hertil jf. ovenstående.
§ 5. Økonomi
Afs. 1. Foreningens aktiver
- Foreningens aktiver omfatter Mødestedet og den – jfr. regnskabet – værende likvide beholdning.
Afs. 2. Regnskab
- Regnskabsåret følger kalenderåret. - Regnskabet skal revideres senest ved udgangen af januar i efterfølgende år. - Det reviderede regnskab skal som minimum indeholde oplysninger om indtægter / udgifter, fordelt på nøgleområderne: kontingent, drift af Mødestedet, udlejning, aktiviteter og administration, samt en opgørelse over aktiver og passiver. - Godkendelse af regnskab sker på førstkommende generalforsamling og sendes til Kalundborg kommune umiddelbart efter sammen med aktivitetsplan for det kommende år
Afs. 3. Revision
- Den årlige revision / bilagskontrol skal omfatte en kontrol af alle bilag, kontoudtog og optælling af evt. kontantbeholdning - Revisorerne / bilagskontrollanterne kan gennemføre uanmeldt revision / bilagskontrol.
Afs. 4. Forsikring
- Mødestedet skal være forsikret med en generel grundejerforsikring i et godkendt forsikringsselskab.
§ 6.Bestyrelse
Foreningens virksomhed varetages af en bestyrelse på 7 medlemmer og 2 suppleanter.
afs. 1. Konstituering
- Formand / afgående formand har ansvar for, at der snarest efter generalforsamlingen indkaldes til konstituerende bestyrelsesmøde, hvor posterne som formand, næstformand, kasserer, sekretær og 3 bestyrelsesmedlemmer fordeles. - Posterne som formand og kasserer skal være fordelt på to personer.
Afs. 2. Bestyrelsesmøder
- Bestyrelsesmøder afholdes efter behov. - På bestyrelsesmødet skal referat fra seneste forudgående bestyrelsesmøde godkendes og kassereren skal orientere om den aktuelle økonomiske status og medlemsopgørelse.
Afs. 3. Arkivalier
- Bestyrelsen skal løbende aflevere foreningens arkivalier til Høng Lokalhistoriske Forening med henblik på at bevare historien for eftertiden. - Arkivalier om fatter som minimum protokol, regnskab og dokumenter / billeder af væsentlig betydning. I tvivlstilfælde overlades evt. sortering til Lokalhistorisk Forening.
§ 7. Forpligtelse, prokura og hæftelse
Foreningen tegnes i det daglige af formand og kasserer .
Ved større sager kræves en enig bestyrelsen.
En evt. gældsætning af foreningens aktiver kan kun gøres efter at det har været forelagt og vedtaget på en generalforsamling med mindst at 2/3 dele af foreningens medlemmer. Er 2/3 af medlemmerne ikke til stede, kan bestyrelsen indkalde til ny generalforsamling, der tidligst afholdes 14 dage efter og senest 6 uger efter første møde. Hvor der kun kræves med simpelt flertal af de fremmødte medlemmer/husstande.
Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med den til enhver tid eksisterende formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de foreningen påhvilende forpligtelser.
§ 8. Vedtægtsændringer
Ændring af nærværende vedtægter kræver, at 2/3 dele af foreningens medlemmer stemmer herfor. Er 2/3 af medlemmerne ikke til stede, kan bestyrelsen indkalde til ny generalforsamling, der tidligst afholdes 14 dage efter og senest 6 uger efter første møde. Hvor der kun kræves simpelt flertal af de fremmødte medlemmer/husstande.
§ 9.Nedlæggelse af foreningen
Afs. 1. Nedlæggelse
- Nedlæggelse af foreningen kan kun ske, når en af nedennævnte to betingelser er opfyldt:
a. På en ordinær generalforsamling, hvor der på den udsendte dagsorden, er et punkt om nedlæggelse – og at et kvalificeret flertal ( 75 % ) af foreningens medlemmer / husstande på generalforsamlingen vedtager dette.
Eller:
b. På en ordinær generalforsamling, hvor der på den udsendte dagsorden er et punkt om nedlæggelse – og at et almindeligt flertal (over 50 %) af de fremmødte medlemmer / husstande på generalforsamlingen vedtager dette, samt at nedlæggelsen bekræftes på en efterfølgende ekstraordinær generalforsamling med almindeligt flertal (over 50 %) af de fremmødte medlemmer / husstande.
Afs. 2. Foreningens formue
- Foreningens evt. formue skal ved nedlæggelse
tilfalde de arvinger efter aktionærerne jævnfør
tingbogsoplysninger.
- Såfremt der ikke er - eller kan opspores –
arvinger, skal den evt. formue tilfalde Kræftens
Bekæmpelse.
Disse vedtægter er vedtaget på den ordinære generalforsamling 2016